Aprovechando el tiempo mediante las reflexiones productivas: el correo electrónico

Seguro que en más de una ocasión os hubiera gustado que el día tuviera algunas horas más (o que por lo menos el tiempo se relentizase) para poder hacer todas esas tareas que quedan pendientes y que en ocasiones se acumulan.

Sin embargo, la solución muchas veces no pasa por emplear más horas en realizar nuestras tareas, sino en aprovechar mejor el tiempo que les dedicamos. Es decir: ser más productivo.

Con este fin, vamos a empezar a publicar en esta web del vicerrectorado del profesorado lo que hemos venido a llamar reflexiones productivas. Estas reflexiones van a darnos pequeños trucos y pautas de conducta que, aunque no puedan estirar el tiempo, si que nos permitirán aprovecharlo mejor.

El correo electrónico

Para comenzar estas reflexiones, vamos a tratar el tema del correo electrónico, herramienta que en muchas ocasiones se convierte en un agujero negro capaz de absorver cantidades ingentes de tiempo.

Seguro que muchos de vosotros, cuando llegáis al trabajo, lo primero que hacéis (o de las primeras cosas), es consultar el correo electrónico. Como ya sabréis por experiencia, consultar el correo electrónico no implica solo leer los correos, sino comenzar a contestarlos, consultar enlaces que te hayan enviado, descargar documentos adjuntos, consultar estos documentos, etc. es decir, lo que en principio iba a ser “echar un vistacillo al correo”, algo que no te iba a llevar más de un par de minutos, se convierte en un tarea en toda regla que te puede suponer mucho tiempo.

Obviamente, el problema no es consultar los correos, muchos de los cuales hay que contestar, sino el momento en que se consultan.

Cuando uno comienza a trabajar, se encuentra en el momento del día en el que más energía tiene y más concentrado se encuentra. Es uno de los momentos en los que podemos ser más productivos. Por esta razón, emplear esa valiosa primera hora (por poner una cantidad determinada de tiempo) en una tarea como leer el correo es muy poco productivo.

Lo mejor es dedicar esa primera hora del trabajo a realizar tareas que requieran de toda nuestra concentración, aquellas tareas que impliquen un mayor esfuerzo mental: la elaboración de un informe, el diseño de un programa, la preparación de una clase, etc.

La consulta y el procesamiento de nuestros correos, podemos dejarlo para más adelante, para uno de esos momentos del día en que nos notamos más cansados o más espesos, mentalmente hablando.

Es posible que después de leer esto, que el correo es mejor leerlo una hora o dos horas después de haber empezado a trabajar, os venga un pensamiento a la cabeza: “Pero… ¿y si tengo un mail urgente que requiere de una contestación rápida?”. Esta pregunta tiene una sencilla respuesta: si alguien quiere comunicarse contigo urgentemente, te llamará por teléfono, no te enviará un correo.

El correo electrónico es lo que se conoce como un medio de comunicación asíncrono, es decir, que la comunicación entre emisor y receptor no es simultanea (como en un chat o en una conversación telefónica) y que por lo tanto el mensaje que se emite, se recibe en un periodo de tiempo posterior a su emisión.

De este razonamiento, podemos sacar otra conducta que aumentará nuestra productividad: si necesitas comunicarte urgentemente con alguien, llámale por teléfono, no le envíes un correo electrónico (puede parecer obvio, pero para muchos no lo es).

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Una respuesta a Aprovechando el tiempo mediante las reflexiones productivas: el correo electrónico

  1. Amalia dijo:

    Muy interesante, muchas gracias por estas ideas tan estupendas

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