Comportamientos básicos para ser productivos

Una de las claves: tener la mente despejada

Esta segunda reflexión sobre la productividad personal trata de dar 3 pautas de acción básicas para poder comenzar a ser productivos con nuestras tareas pendientes en general. Servirá también, como vais a poder ver, como introducción para las siguientes reflexiones productivas, en las que se explicará como desarrollar un sistema que nos ayude en el día a día.

Esas tres pautas de acción o comportamientos básicos necesarios para poder realizar una gestión adecuada de las tareas que tenemos pendientes son:

  1. Tener la mente despejada. Cualquier cosa que se pueda considerar inacabada, y por lo tanto pendiente (corregir una práctica, enviar un mail, realizar una llamada, etc.) ha de quedar integrada en un sistema fiable que se revisará regularmente y que debe debe ser exterior a nuestra mente (que no dependa de nuestra memoria). Existen dos razones para buscar un sistema externo a nuestra memoria:
    • Todas estas cosas incabadas o incompletas, se almacenarán en la memoria a corto plazo, que como ya se sabe, es una memoria limitada. No conviene sobresaturar esa memoria con infinidad de tareas pendientes que no harán más que despistarnos.
    • Por otro lado, en muchas ocasiones nuestra memoria nos recuerda cosas pendientes en un momento en el que no podemos hacer nada al respecto: dando clase comentas a los alumnos que si tienen dudas te envíen una tutoría virtual… y entonces recuerdas que tienes 3 tutorías virtuales pendientes de responder. Dependiendo de la urgencia e importancia de la tarea pendiente, su recuerdo puede traducirse en una perdida de tiempo y energía pensando en algo que no se puede solucionar en ese momento y que solo consigue incrementar la propia ansiedad sobre lo que uno debería estar haciendo y sin embargo no hace. Como dijo Horacio: “domina tu mente o te dominará ella a ti”.
  2. Para cada una de estas cosas inacabadas, se debe aclarar exactamente que acciones se deben llevar a cabo para considerar dicho cosa acabada. “Corregir una práctica” puede traducirse en (1) preparar una plantilla con los criterios de evaluación de la práctica, (2) descargar los ficheros de las prácticas de los grupos de la plataforma almacenando los ficheros en carpetas, (3) enviar un mail a los grupos de clase que todavía no han enviado dicha práctica, (4) corregir cada una de las prácticas rellenando la plantilla previamente creada y (5) anotar la calificación final en un Excel o en la plataforma.
  3. Una vez decididas cuales van a ser las acciones a realizar, se deben mantener los recordatorios de las mismas bien organizados en un sistema que se revise con regularidad.

De este sistema a revisar con cierta regularidad del que se habla en el primer y último punto es de lo que tratarán las próximas reflexiones productivas: un sistema no dependiente de nuestra memoria que consta de cinco pasos y que nos permitirá organizarnos con eficacia.

 

 

Referencia

  • “Organizate con eficacia: máxima productividad personal sin estrés”, David Allen, Ed. Empresa Activa, 2006.
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2 respuestas a Comportamientos básicos para ser productivos

  1. José Sáez dijo:

    Muy útil, Enrique, muy útil tu aportación, especialmente para aquellos que tenemos la vida y la mente un tanto caóticas, como yo. Me refiero a esa frustrante experiencia en la que percibes tantas tareas pendientes que no sabes por dónde empezar, te bloqueas y al final lo que sucede es que no haces ninguna de ellas. O las haces mal. En especial es desagradable sufrir la sensación perenne de que "algo deberías estar haciendo que no estás haciendo" (terminar la tesis doctoral, por ejemplo…). Es una culpabilidad constante que te acusa, te molesta, te incordia, no te deja disfrutar del descanso, pero que no resulta productiva, porque no acabas las tareas. Es mucho mejor seguir tus orientaciones, concretar en objetivos alcanzables y sucesivos las metas a alcanzar y someter el control de la secuecia de trabajo a un sistema de seguimiento externo a la mente. Me vale una simple agenda.

  2. pedro dijo:

    Estoy totalmente de acuerdo, buena guía de acción!

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