Los cinco pasos para dominar el flujo de trabajo: la recopilación (I)

En la última reflexión productiva, introdujimos un sistema en 5 pasos que nos iba a permitir ser más productivos y “controlar” nuestro flujo de trabajo.

Hoy empezamos con el primero de esos pasos la recopilación.

La recopilación consiste básicamente en capturar todo aquello que represente algo que tengas que hacer: correo que contestar, mails que enviar, mensajes en el buzón de voz que atender, etc.. pero no solo eso (que es bastante obvio): cualquier cosa a la que se vincule un “debería”, “he de”, “tendría que” o “voy a” entra dentro de esta categoría. Por ejemplo, “debería ordenar los trabajos de los alumnos”, “he de revisar todos los documentos que tengo en esta estantería y tirar los que no me sirvan”, “tendría que pedir sobres”, etc. También incluiríamos aquí todos los asuntos pendientes y en marcha, no solo las cosas que están por hacer.

Como ya se comentó, esta recopilación debe realizarse en un lugar externo, en un lugar que no sea nuestra cabeza.

¿Con qué recopilamos?

Es recomendable que no se amontonen las "cosas pendientes"

Para recopilar las cosas pendientes podemos utilizar cualquier objeto que actue como bandeja de entrada: una bandeja de plátisco para recopilar materiales escritos, una libreta normal y corriente donde vamos reflejando las cosas que van apareciendo, la agenda de toda la vida, aparátos electrónicos (PDA, Smart Phones, tablets, ordenador…), etc.

¿Cómo recopilar con éxito?

Es posible que ya utilices alguna de estas bandejas de entrada, pero no de la manera correcta. Para utilizarlas correctamente se deben cumplir 3 requisitos:

  1. Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación (o bandeja de entrada) y fuera de tu cabeza. Por lo tanto no es cuestión de tener cosas pendientes en la cabeza y otras en tu bandeja de entrada particular, sino de poder centralizarlo todo en tu bandeja.
  2. Hay que tener el mínimo de bandejas de entrada. Este problema es más acuciante con bandejas de bajo nivel tecnológico, como notas o apuntes. Las notas escritas se tienen que juntar y procesar, no relegarlas a un montón, una libreta o un cajón.
  3. Hay que vaciar periódicamente estas bandejas de entrada. Y por vaciar no nos referimos a terminar una cosa pendiente, sino a sacarla de la bandeja, examinarla y decidir qué se tiene que hacer al respecto… y desde luego, no volver a dejarla en la bandeja.

 

 

Referencia

  • “Organizate con eficacia: máxima productividad personal sin estrés”, David Allen, Ed. Empresa Activa, 2006.
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Una respuesta a Los cinco pasos para dominar el flujo de trabajo: la recopilación (I)

  1. pedro dijo:

    Por experiencia propia creo que la recopilación de información te posibilita un mayor orden a tus cosas, documentos, papeles… Pero quiero hacer hincapié en el correo y en el punto 3 de la reflexión "vaciar periódicamente las bandejas de entrada"…
    Cuánto tiempo perdemos cuando no actualizamos nuestra bandeja de entrada! Este punto lo encuentro fundamental en este mundo de la red. Cuando está saturada no te permite leer los correos más actuales y, en ocasiones puede que ni te lleguen. Esta acción, periódica, que a veces debería ser diaria, es fundamental para el día a día en la universidad.

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